Quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật, event

Hiện nay nhu cầu tổ chức sự kiện rất nhiều, nhất là những người và gia đình có điều kiện thường tổ chức sự kiện vào mỗi dịp đặc biệt. Tổ chức sinh nhật , event , team building cũng được rất nhiều người quan tâm hiện nay, nhu cầu giao tiếp, tận hưởng cuộc sống cũng như việc quây quần của đại gia đình cũng chính là những lý do sự kiện này được thúc đẩy tổ chức, nhất là sự xuất hiện của những thành viên mới hay sự tri ân đối với những người sinh thành. Trung Thái Film sẽ nói cho bạn tất tần tật về mọi thứ nhé .

1. Tổ chức sự kiện là gì ?

Đó là khái niệm dùng để chỉ quy trình thực hiện những công việc để một sự kiện nào đó có thể diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp và hoàn hảo như mong muốn. Quá trình này sẽ bắt đầu từ lúc lên ý tưởng cho sự kiện và cho đến lúc nó kết thúc. Hiện nay, tổ chức sự kiện thường hướng tới việc truyền tải các thông điệp đến khách hàng hay công chúng, như việc quảng bá, giới thiệu sản phẩm, các lễ hội.

2. Tổ chức sự kiện phát triển ở những lĩnh vực nào hiện nay?

  • Hội chợ thương mại, hoạt động triển lãm
  • Các lễ hội, đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn
  • Những sự kiện mang tính giài trí hay sự kiện gây quỹ từ thiện
  • Các buổi hội thảo chuyên đề, họp mặt, giao lưu, hội nghị
  • Sự kiện thể thao, sự kiện văn hóa, sự kiện của Đảng và Nhà nước
  • Sự kiện ra mắt – giới thiệu – quảng bá thương hiệu, sản phẩm, marketing

Những sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, kinh doanh, xúc tiến thương mại, chương trình khuyến mãi…

nghiệp. Những tác động đối với chiến lượt marketing.

3.Vai trò của tổ chức sự kiện

  • Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông
  • Là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
  • Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh
  • Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường

4. Mục đích của tổ chức sự kiện

  • Tăng cường tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng mục tiêu
  • Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ
  • Làm thay đổi những nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó
  • Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…

5.Nghề tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện là làm tất cả những công việc từ khi sự kiện diễn ra đến khi kết thúc để có thể tổ chức một sự kiện diễn ra và đạt được kết quả theo mong muốn của nhà đầu tư. Công việc của người tổ chức sự kiện được cụ thể như sau:

5.1 Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

+ Hiểu biết về sản phẩm, thương hiệu của chủ đầu tư.
+ Nghiên cứu các yếu tố liên quan đến sự kiện như ngân sách, mục tiêu, vật lực, nhân lực
+ Hình thành chủ đề rồi lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện.
+ Lên thời gian, chuẩn bị địa điểm, nhân lực, ngân sách, thiết bị.
+ Quảng bá và xúc tiến sự kiện.

5.2 Giai đoạn thực hiện sự kiện:

+ Tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện
+ Điều hành các diễn biến chính của sự kiện
+ Tổ chức phục vụ ăn uống, hoạt động vui chơi, lưu trú, di chuyển
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

5.3 Kết thúc sự kiện:

+ Quảng bá và xúc tiến sự kiện
+ Chăm sóc khách hàng
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện, người tổ chức sự kiện cũng cần phải có phương án dự phòng, giải quyết tốt các sự cố cũng như đảm bảo an ninh…

Các chuyên gia thường ví von người tổ chức sự kiện như một “nghệ nhân ghép hình”. Bởi lẽ, để thực hiện tốt công việc của mình, người tổ chức sự kiện cần phải có đức tính tỉ mỉ và cẩn trọng. Ngoài ra, người tổ chức sự kiện cũng cần nhiều những tố chất khác như: nhanh nhẹn, năng động, kiên nhẫn, có sức khỏe, bền sức, chịu được áp lực cao, có khả năng làm việc theo nhóm, thiết lập mối quan hệ, xoay sở và ứng phó với mọi tình huống…

6.Top tiêu chí chọn đơn vị tổ chức Sự kiện, Event hiệu quả

Để lựa chọn được đơn vị tổ chức Sự kiện, Event uy tín, chuyên nghiệp thì doanh nghiệp có thể dựa vào một số tiêu chí dưới đây:

 

6.1. Thế mạnh của agency tổ chức Sự kiện, Event

Mỗi agency tổ chức Sự kiện, Event đều có thế mạnh và chuyên môn riêng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và khả năng của từng đội ngũ nhân viên. Các agency tổ chức Sự kiện, Event chuyên nghiệp thường có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và có trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đồng thời cũng sở hữu các thiết bị, dịch vụ và công nghệ hiện đại để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra tốt nhất.

Các agency tổ chức Sự kiện, Event  có thể chuyên về một lĩnh vực cụ thể như tổ chức đám cưới, tiệc sinh nhật, các sự kiện doanh nghiệp hay các liveshow ca nhạc,… Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều có khả năng tổ chức nhiều loại sự kiện khác nhau và có thể tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

6.2. Đơn vị tổ chức Sự kiện, Event có thương hiệu lâu năm

Việc lựa chọn một đơn vị tổ chức Sự kiện, Event có thương hiệu là một tiêu chí rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến thành công của sự kiện của bạn. Một đơn vị tổ chức Sự kiện, Event có thương hiệu sẽ luôn đảm bảo về chất lượng dịch vụ của họ. Họ hiểu rõ rằng để giữ được thương hiệu của mình, họ cần cung cấp cho khách hàng của mình các dịch vụ tốt nhất.

Đơn vị tổ chức Sự kiện, Event có thương hiệu sẽ luôn đảm bảo tính chuyên nghiệp trong mọi giai đoạn của sự kiện. Từ việc lên kế hoạch cho đến triển khai, họ đều đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

6.3. Cung cấp các dịch vụ trọn gói full hạng mục sự kiện

Để tổ chức một sự kiện, event cần phải sử dụng nhiều dịch vụ khác nhau như thuê, thiết kế, lắp đặt sân khấu, cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng… Nếu đơn vị tổ chức Sự kiện, Event có khả năng tự cung cấp nhiều dịch vụ, thì sẽ giảm được chi phí thuê đối tác cung cấp từ bên ngoài. Đồng thời, việc tự cung cấp càng nhiều dịch vụ sẽ giúp đơn vị tổ chức kiểm soát được chất lượng và thời gian chuẩn bị, tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, đôi khi tự cung cấp các dịch vụ này có thể mất nhiều thời gian và nguồn lực hơn là thuê đối tác chuyên nghiệp.

6.4. Phản hồi của các khách hàng khác 

Tham khảo nhận xét, phản hồi của các khách hàng trước đó là một trong những cách hiệu quả để đánh giá uy tín và chất lượng của một đơn vị tổ chức Sự kiện, Event. Thông qua những đánh giá đó, khách hàng có thể có được cái nhìn khách quan hơn về các dịch vụ mà công ty cung cấp và đánh giá được chất lượng của chúng.

Hiện nay, việc tìm kiếm các đánh giá về các công ty tổ chức sự kiện trên Google và các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram… là khá phổ biến và dễ dàng. Khách hàng có thể đánh giá và chia sẻ kinh nghiệm của mình sau khi đã sử dụng dịch vụ của một công ty tổ chức sự kiện, từ đó giúp bạn có thể có được cái nhìn khách quan hơn về công ty đó.

Tuy nhiên, cần phải lưu ý rằng không phải tất cả các đánh giá đều đúng và có thể có những đánh giá không chính xác do nhiều yếu tố khác nhau. Vì vậy, bạn nên tham khảo nhiều nguồn đánh giá khác nhau để có cái nhìn tổng thể và chọn lựa đánh giá phù hợp nhất cho mình.

6.5. Chi phí tổ chức Sự kiện, Event hợp lý

Khi lựa chọn một agency tổ chức Sự kiện,Event thì chi phí cũng là một yếu tố quan trọng cần được xem xét. Sau khi đã tìm ra các agency có thể phù hợp với yêu cầu của bạn, bạn cần yêu cầu các agency này cung cấp báo giá chi phí. Bạn nên cân nhắc chi phí của mỗi agency và đánh giá xem liệu giá cả có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.

7. Công ty truyền thông đa phương tiện Trung Thái Film tổ chức sự kiện uy tín , chuyên nghiệp

Công ty truyền thông Trung Thái Film tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm sự kiện độc đáo và ấn tượng nhất.

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và sự tận tâm với công việc, Trung Thái Film tự tin sẽ đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng để đưa ra những sự kiện thành công và ấn tượng.

Hãy liên hệ với Trung Thái Film ngay hôm nay để được tư vấn và cập nhật báo giá tổ chức sự kiện event  mới nhất!

𝐇𝐨𝐭𝐥𝐢𝐧𝐞 : 0866778679 (Mr Thái)
𝐀𝐝𝐝𝐫𝐞𝐬𝐬 : 138/2a – Y Wang – P. Ea Tam – TP. Buôn Ma Thuột – Tỉnh Đăk Lăk.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *